Archives

Stockage d’archives : principe et fonctionnement

Les archives sont des collections de vieux documents et titres relatifs à l’histoire d’un peuple, d’une ville ou d’une structure. Étant conservées pour des fins historiques, il est important de bien stocker ces dernières pour leur sécurité.

Quel principe pour stocker les archives ?

Le stockage physique ou virtuel d’archives est un processus obligatoire pour les entreprises. En effet, il est à préciser que ce processus requiert quelques exigences. Tout d’abord, il est important de respecter la durée légale de conservation qui est de deux ans pour les documents commerciaux et dix ans pour les pièces comptables. Les archives fiscales elles autres doivent être stockées pour un délai de six ans minimum.

En outre, un bon stockage d’archives requiert également d’importantes prises de mesures sécuritaires ainsi qu’un choix idéal de matériel d’entreposage. De plus, le lieu de conservation doit disposer d’une bonne ventilation et se situer à l’abri de la lumière et de l’humidité.

Comment procéder au stockage d’archives ?

Le stockage d’archives est un ensemble de procédés qui part du tri des documents à leur rangement. Stocker des archives revient essentiellement à entreposer lesdites pièces dans un espace sécurisé et adéquat. Le local à utiliser pour l’opération doit être sain et suffisamment grand pour contenir l’ensemble des documents. Aussi, le choix de ce dernier doit tenir compte de la protection des articles et des futurs stocks à ajouter.

Le stockage d’archives ne doit pas empêcher leur consultation, mais servirait plutôt à les rendre plus accessibles. Par ailleurs, il existe de nombreux outils et matériels sur le marché qui servent à stocker les documents dans un lieu physique. L’autre option du stockage d’archives est le mode numérique sur un espace virtuel ou sur un disque dur.