Le récolement d’archives consiste à mettre à jour un fonds d’archives au travers d’un ensemble d’actions précises, codifiées et méticuleuses. L’idée est de pouvoir reconstituer des ensembles de documents afin d’avoir une meilleure vision d’ensemble des archives.
Récolement d’archives, pourquoi le mettre en place
Le récolement d’archives est une pratique documentaire visant à faire une vérification précise de document à document. Le principe est de mettre ensemble des documents éparpillés afin de reconstituer un fonds d’archives cohérent et utilisable. Il permet aussi de détruire les documents en doublon ou sans importance. Dans le sens inverse, le récolement est comme un inventaire qui va permettre de faire la liste des documents éventuellement perdus depuis le dernier récolement.
Il y a donc un gros travail d’identification des documents puis de tri en fonction de divers critères correspondants au fonds d’archives en question.
La finalité du travail est de présenter et conserver un don de documents cohérent, exploitable et authentique. C’est l’occasion aussi d’améliorer les conditions de stockage, ou de changer de lieu d’archivage.
Le récolement, au-delà des archives
Il y a une dimension purement pratique au récolement. Cela permet de reconstituer des documents, de les relier ensemble en fonction d’un critère ou d’une thématique. Mais ce n’est pas la finalité du récolement d’archives.
En effet, il faut voir que le récolement est principalement une pratique liée aux archives des collectivités, des mairies, des départements ou des fonds bibliothécaires. Il faut donc considérer que ces archives ont une valeur documentaire pour ne pas dire une valeur historique.
C’est une source de données à la fois fiable et presque infinie pour tous ceux qui s’intéressent à la connaissance du passé, comme les historiens et les chercheurs.
Au-delà, c’est l’idée même de nation au sein d’un même peuple qui peut prendre racine grâce à ses archives communes, organisées, et accessibles. La valeur documentaire d’un fonds d’archives de ce type permet de transmettre de nombreuses informations sur le passé historique, les us et coutumes ou de tout un peuple.
Les principales étapes du récolement
Tout commence avec l’identification et la collecte des documents qui vont constituer un fonds d’archives. C’est le travail des archivistes que de pouvoir distinguer ce qui a une valeur de ce qui n’en a pas.
Les documents doivent être ensuite classés et organisés. On pourrait comparer cela au référencement de documents numériques. Si un document papier n’est pas correctement classé, il est perdu, car on ne pourra pas le retrouver. Imaginez de replacer n’importe où un livre dans une bibliothèque contenant des centaines de rayons. Comment le retrouver ?
La numérisation est une tâche de plus en plus prise en considération lors de la gestion des archives. Elle permet de sauvegarder sur un support pérenne les documents, mais aussi de les rendre bien plus accessibles depuis n’importe où et n’importe quand grâce au support informatique qui va permettre de référencer chaque document. La numérisation est la meilleure garantie que l’on puisse offrir pour la sauvegarde sur le très long terme des documents archivés.