Comment se procurer un Kbis à jour après une modification ?

Avoir un Kbis à jour est une nécessité pour toutes les entreprises de France, comme s’immatriculer. Il est très important que les informations contenues soient conformes à la réalité. Mais comment faire une modification de son extrait Kbis ? Et comment faire en sorte d’avoir toujours un Kbis actualisé à disposition ? C’est ce que nous allons voir dans cet article.
 

Comment mettre son Kbis à jour ?

La nécessité d’avoir un Kbis à jour implique qu’un changement s’est produit au sein de l’entreprise (radiation de l'entreprise, changement de nom du dirigeant...). Au commencement de tout changement, il y a une prise de décision. La procédure pour modifier, par exemple, le siège social ou l'activité principale d’une société varie en fonction du statut juridique de celle-ci.

Dans le cas d’une entreprise individuelle, dont le représentant légal est une personne physique (auto entrepreneur, micro entreprise, EIRL, EURL, etc.), la décision est l’unique responsabilité du dirigeant. Dès lors, il n’a qu’à remplir un procès-verbal et le transmettre au Greffe du Tribunal de Commerce (GTC) et au Centre de Formalités des Entreprises (CFE). Il doit aussi faire paraître la modification dans un journal d’annonces légales (JAL).

Si au contraire la société commerciale désirant faire une modification est une personne morale (SARL, GIE, SCI, etc.), une assemblée générale extraordinaire doit être tenue et les modifications approuvées par la majorité des associés.

Tout document attestant du changement doit être fourni au Greffe du Tribunal de Commerce. Il peut s’agir d’un contrat de location au nom de l’entreprise, montrant la nouvelle adresse ou de diplôme et attestation, si vous procédez à un changement d’activité pour une profession dite réglementée.
 

Comment obtenir son Kbis actualisé ?

Une fois votre Kbis à jour, il convient de savoir comment se le procurer. Il existe différentes façons d’obtenir son Kbis actualisé. Soit en vous rendant directement au tribunal de commerce dont vous dépendez. Pas besoin de prendre rendez-vous, mais vous allez devoir vous armer de patience et faire la queue. La bonne nouvelle est qu'en procédant de la sorte, le Kbis à jour vous est remis en main propre.

Vous pouvez aussi faire une demande par voie postale au tribunal de commerce. Le délai d’attente et plus long dans ce cas. Il faut compter plusieurs jours ouvrés, dès réception de votre demande.

Enfin, la solution qui semble la plus pratique reste la demande de Kbis en ligne, sur le site d’Infogreffe ou en passant par les services d’un prestataire privé. Vous pouvez opter pour une version numérique et/ou la version papier du Kbis actualisé, directement envoyée chez vous.

Le Kbis est un document public, tout le monde peut en faire la demande auprès du tribunal de commerce. Un créateur d’entreprise peut ainsi se renseigner sur ses concurrents ou ses potentiels partenaires. Si les informations de votre Kbis ne sont pas actualisées, cela n’inspire pas vraiment confiance pour une relation commerciale saine.
 

Pourquoi obtenir un Kbis à jour ?

Nous avons vu comment modifier le Kbis d’une entreprise et la façon de se le procurer. Mais savez-vous pourquoi il est tellement important de maintenir son Kbis à jour ?

Le Kbis est l’équivalent de la carte d’identité de l’entreprise. Sur ce document, sont consignées toutes les informations concernant la société depuis sa création. On y trouve notamment :

  • le nom, prénom, date et ville de naissance du responsable légal ;
  • l’adresse du responsable légal ;
  • le statut juridique de la société ;
  • le régime social ;
  • l’adresse du siège social ;
  • s’il s’agit d’une création ou d’une reprise d’entreprise ;
  • le numéro d'immatriculation SIREN attribué par l’INSEE;
  • le numéro SIRET (si l'entreprise dispose de plusieurs succursale)
  • le code APE (en fonction de son activité)
  • si l’entreprise est sujette à une procédure collective (plan de sauvegarde, redressement ou liquidation judiciaire) ;
  • si l’entreprise a subi une cessation d’activité.

Un extrait Kbis est requis parmi d’autres pièces justificatives tout au long de la vie de l’entreprise afin de prouver son immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), mais aussi pour des raisons diverses et variées, comme par exemple :

  • l’ouverture d’un compte bancaire professionnel ;
  • l’ouverture d’un compte chez un fournisseur ;
  • l’achat et la location de matériel ;
  • la participation à un appel d’offres ;
  • la demande de subvention comme l’ACRE (anciennement ACCRE).

De plus, tout le monde s’accorde sur le fait qu'un Kbis doit dater de moins de trois mois pour être considéré comme valable.

Vous comprenez mieux à présent pourquoi il est indispensable d’avoir un Kbis actualisé à portée de main. Si votre société veut par exemple participer à un appel d’offres et n’est pas en mesure de fournir un document à jour, le marché risque de vous passer sous le nez.

Le Kbis est le seul document qui prouve l’immatriculation au RCS d’une société à activité commerciale. Les greffiers des tribunaux de commerce sont les seuls autorisés à le délivrer. D’ailleurs, le sceau du greffier doit clairement apparaître sur le document pour attester de sa valeur juridique.

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